Abzugsfähige Ausgaben für Autónomos: vollständiger Leitfaden

Abzugsfähige Ausgaben sind das direkteste Instrument, das ein Autónomo hat, um seine Steuerlast zu senken. Je mehr legitime Betriebsausgaben du nachweisen kannst, desto geringer ist dein rendimiento neto und desto weniger zahlst du im vierteljährlichen Modelo 130 und in der jährlichen Einkommensteuererklärung.

Dieser Leitfaden behandelt die abzugsfähigen Ausgaben für Autónomos in der estimación directa (normal und simplificada) - dem Regime, das die meisten Autónomos in Spanien nutzen.

Was bedeutet es, dass eine Ausgabe abzugsfähig ist?

Eine abzugsfähige Ausgabe ist eine, die du von deinen Bruttoeinnahmen abziehen kannst, um das rendimiento neto deiner wirtschaftlichen Tätigkeit zu berechnen. Die Grundformel lautet:

Einnahmen aus der Tätigkeit
 − Abzugsfähige Ausgaben
 = Rendimiento neto

Auf dieses rendimiento neto wird die Vorauszahlung im Modelo 130 (die kumulierten 20%) und am Jahresende der endgültige IRPF im Modelo 100 berechnet.

Allgemeine Voraussetzungen

Damit eine Ausgabe abzugsfähig ist, stellt die AEAT drei Bedingungen:

1. Bezug zur Tätigkeit: Die Ausgabe muss direkt mit deiner wirtschaftlichen Tätigkeit zusammenhängen.
2. Belegnachweis: Du brauchst eine vollständige Rechnung (kein einfacher Kassenbon) auf den Namen deiner Tätigkeit oder den entsprechenden Bankbeleg.
3. Buchhalterische Erfassung: Die Ausgabe muss in deinen Einnahmen- und Ausgabenbüchern erfasst sein.

Kassenbon vs. vollständige Rechnung: Ein Kassenbon (oder eine Quittung ohne deine NIF) ist als Nachweis gegenüber der AEAT nicht gültig. Du brauchst eine vollständige Rechnung mit: Rechnungsnummer, Datum, Angaben des Ausstellers (NIF, Name, Adresse), Angaben des Empfängers (deine NIF und Name oder Tätigkeitsbezeichnung), Nettobetrag, IVA-Satz und Gesamtbetrag. Wenn du einen beruflichen Einkauf machst, bitte immer vor der Bezahlung um die Rechnung - viele Geschäfte stellen sie nicht aus, wenn du nicht im Moment des Kaufs danach fragst.

Tabelle der abzugsfähigen Ausgaben für Autónomos

Konzept	Abzugsfähig	Hinweise
Cuota de autónomos (RETA)	100%	Deine monatliche Seguridad Social-Beitrag ist vollständig abzugsfähig
Miete des Geschäftslokals	Anteiliger Anteil	Wenn das Lokal ausschließlich beruflich genutzt wird: 100%
Betriebskosten des Lokals (Strom, Wasser, Internet, Gas)	Anteiliger Anteil	Bei ausschließlich beruflicher Nutzung: 100% der Betriebskosten des Lokals
Waren- und Rohstoffeinkäufe	100%	Die im Geschäftsjahr tatsächlich verbrauchten
Gehälter und Seguridad Social der Angestellten	100%	Einschließlich Arbeitgeberbeiträge
Dienstleistungen von Fachleuten (Gestoría, Beratung, Anwälte)	100%	Mit Rechnung auf die Tätigkeit
Abschreibungen von Geräten und Einrichtungen	Nach Tabellen	Vereinfachte Abschreibungstabellen der AEAT
Versicherungen der Tätigkeit	100%	Haftpflicht, Betriebsversicherung usw.
Weiterbildungskosten	100%	Kurse, Kongresse und Bücher mit direktem Bezug zur Tätigkeit
Verpflegungs- und Reisekosten	Mit Grenzen	Innerhalb der gesetzlichen IRPF-Grenzen
Büromaterial und Verbrauchsmaterial	100%	Papier, Toner, diverses Material
Werbung und Marketing	100%	Website, soziale Medien, Visitenkarten, Flyer
Finanzierungskosten	100%	Zinsen auf Darlehen für die Tätigkeit
Steuern und Gebühren	100%	IAE, IBI des beruflichen Lokals, Gemeindegebühren
Reparaturen und Instandhaltung	100%	Wartung des Lokals und der Geräte - keine Verbesserungen
Fremdleistungen	100%	Unteraufträge, Freelancer, Plattformen

Von zu Hause arbeiten: abzugsfähige Home-Office-Ausgaben

Wenn du deine Tätigkeit von deiner Hauptwohnung aus ausübst, kannst du zwei Arten von Ausgaben absetzen. Die Regeln sind für Betriebskosten und Miete unterschiedlich - das ist der häufigste Fehler in der Steuererklärung.

Betriebskosten (Strom, Wasser, Gas, Internet): die genaue Formel

Die gesetzliche Formel (art. 30 LIRPF) hat zwei Schritte:

Abzugsfähige Ausgabe = Rechnungsbetrag × (betroffene m² / Gesamtm²) × 30%

Die 30% sind ein spezifischer Korrekturfaktor für Betriebskosten der Hauptwohnung - er gilt nicht für andere Home-Office-Ausgaben.

Zahlenbeispiel: Wohnung mit 80 m², Büro mit 16 m² (20% der Fläche):

Konzept	Berechnung	Ergebnis
Monatliche Stromrechnung	100 €	-
Anteiliger Anteil (16/80)	× 20%	20 €
30%-Koeffizient	× 30%	6 € abzugsfähig/Monat

Diese 6 € monatlich sind 72 €/Jahr für diesen Posten. Addierst du Strom + Wasser + Internet + Gas, wächst der Jahresbetrag, aber die Berechnung ist für jede Rechnung identisch.

Miete der Hauptwohnung

Die Miete wird nur für den Anteil der betroffenen m² abgesetzt, ohne den zusätzlichen 30%-Faktor (dieser Koeffizient gilt ausschließlich für Betriebskosten).

Voraussetzungen:

• Der Vermieter muss eine vollständige Rechnung mit IVA ausstellen (eine einfache Quittung reicht nicht) - ausgestellt auf deine Tätigkeit.
• Der betroffene Anteil muss mit dem übereinstimmen, den du bei der Anmeldung im Zensus angegeben hast (Modelo 036/037).

Beispiel: Miete 900 €/Monat, 20% beruflich genutzt → 180 €/Monat abzugsfähig im IRPF.

Die Hypothek funktioniert anders: Nur die Zinsen des Darlehens im anteiligen Anteil sind abzugsfähig, nicht die Tilgungsrate.

Schwer nachweisbare Ausgaben (5%-Pauschale)

In der estimación directa simplificada (Umsatz ≤ 600.000 €, das Regime der meisten Autónomos) kannst du 5% des vorläufigen rendimiento neto als Pauschale für schwer nachweisbare Ausgaben absetzen, mit einem Maximum von 2.000 € jährlich. (Der Prozentsatz von 7% galt nur für das Geschäftsjahr 2023; seit 2024 gilt wieder 5%.)

Diese Pauschale ersetzt die individuelle Verbuchung von Rückstellungen und kleineren Ausgaben, die schwer zu belegen sind. Sie wird automatisch bei der Berechnung des Modelo 130 angewendet.

Beispiel: Wenn dein kumuliertes vorläufiges rendimiento neto im Jahr 30.000 € beträgt, ist die Pauschale 30.000 € × 5% = 1.500 €. Bei 50.000 € wären 5% gleich 2.500 €, aber die Obergrenze liegt bei 2.000 €.

Diese Pauschale existiert nicht in der estimación directa normal und nicht in módulos. Sie ist ausschließlich für die vereinfachte Variante. Die Unterschiede sind unter Estimación directa vs. módulos: cómo elegir régimen erklärt.

Verpflegungs- und Reisekosten: Grenzen

Verpflegungs- und Fahrtkosten sind innerhalb der gesetzlichen Grenzen abzugsfähig:

Konzept	Spanien	Ausland
Verpflegung (mit Übernachtung)	53,34 €/Tag	91,35 €/Tag
Verpflegung (ohne Übernachtung)	26,67 €/Tag	48,08 €/Tag
Unterkunft	Nachgewiesener Betrag	Nachgewiesener Betrag
Fahrtkosten mit eigenem Fahrzeug	0,26 €/km	0,26 €/km

Damit Verpflegungskosten abzugsfähig sind, muss die Reise mit der Tätigkeit zusammenhängen und außerhalb der Gemeinde stattfinden, in der die Tätigkeit normalerweise ausgeübt wird.

Abschreibungen: Geräte und Möbel absetzen

Anlagegüter (Computer, Möbel, Fahrzeuge, Maschinen) werden nicht sofort abgesetzt, sondern über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die vereinfachten AEAT-Tabellen legen die maximalen Koeffizienten fest:

Art des Guts	Maximaler Jahreskoeffizient	Maximale Laufzeit (Jahre)
EDV-Geräte und Software (Systeme und Computerprogramme)	26%	10
Büromöbel	10%	20
Fahrzeuge	16%	14
Maschinen	12%	18
Werkzeuge und Geräte	30%	8

Die 300-€-Regel: sofortige Abzugsfähigkeit im Anschaffungsjahr

Neue Sachanlagen mit einem Einzelwert von bis zu 300 € (ohne IVA) können vollständig in dem Geschäftsjahr abgesetzt werden, in dem sie angeschafft werden (Abschreibungsfreiheit), mit einer Gesamtobergrenze von 25.000 € jährlich für diese Güter insgesamt.

Das deckt einen Großteil des üblichen Materials ab: eine Tastatur, einen Zweitmonitor, eine externe Festplatte, professionelle Kopfhörer oder einen Bürostuhl zu einem moderaten Preis.

Beispiel: Abschreibung eines Laptops, der zur Jahreshälfte gekauft wurde

Ein Laptop kostet 1.400 € (ohne IVA). Er übersteigt die 300 €, also muss er abgeschrieben werden. Der maximale Koeffizient für EDV-Geräte beträgt 26% jährlich gemäß der vereinfachten AEAT-Abschreibungstabelle.

Kauf am 1. Juli (Mitte des Geschäftsjahres):

Jahr	Berechnung	Jährliche Abschreibung
Jahr 1 (halbes Jahr)	1.400 € × 26% × 6/12	182 €
Jahr 2	1.400 € × 26%	364 €
Jahr 3	1.400 € × 26%	364 €
Jahr 4	1.400 € × 26%	364 €
Jahr 5 (Rest)	1.400 € - 1.274 € abgeschrieben	126 €

Die zeitanteilige Berechnung im Anschaffungsjahr ist Pflicht: Es wird nur die Zeit ab dem Anschaffungsdatum bis zum 31. Dezember berücksichtigt.

Software, SaaS und berufliche Abonnements

Tools wie GitHub, JetBrains, AWS, Figma, Adobe Creative Cloud, Notion oder jedes SaaS, das du für deine Tätigkeit nutzt, sind zu 100% abzugsfähig, wenn das Abonnement ausschließlich beruflich ist.

Der Schlüssel liegt in der Art der Vertragsgestaltung:

• Monatliches oder jährliches Abonnement (SaaS): wird als laufende Betriebsausgabe behandelt und im Zahlungsjahr abgezogen. Keine Abschreibung.
• Ewige Lizenz oder Software als Anlage (Einmalkauf über 300 €): wird mit dem Koeffizient der vereinfachten Tabelle abgeschrieben (26%/Jahr, gleiche Gruppe wie EDV-Geräte).

Hebe immer die Rechnung oder den Beleg der Plattform auf, ausgestellt auf deine Tätigkeit. Viele SaaS-Anbieter erlauben es, Steuerdaten in den Abrechnungseinstellungen zu hinterlegen, damit deine NIF erscheint.

Provisionen digitaler Plattformen: Upwork, Deel, Stripe und ähnliche

Wenn du über Freelance- oder Online-Zahlungsplattformen abrechnest, sind die einbehaltenen Provisionen zu 100% abzugsfähige Betriebsausgaben. Du zahlst weder IRPF noch IVA auf den Betrag, den die Plattform behält - besteuert wird nur das, was du tatsächlich als Einnahme erhältst, und die Provision wird zusätzlich als Betriebsausgabe abgesetzt.

Häufige Beispiele:

Plattform	Art der Provision	Abzugsfähig
Upwork	5-20% auf das Fakturierte	Ja, 100%
Deel	Monatliche Pauschale + %	Ja, 100%
Stripe	~1,4-2,9% pro Transaktion	Ja, 100%
PayPal Business	~2,9% pro Zahlung	Ja, 100%
Fiverr	20% der Bestellung	Ja, 100%

Um sie abzusetzen, brauchst du den Kontoauszug oder die Rechnung der Plattform, der die einbehaltenen Provisionen auflistet. Die meisten Plattformen führen diese im Abrechnungs-Dashboard auf und erlauben es, Steuerdaten (NIF, Adresse) zu hinterlegen. Wie du diese Art von Einnahmen verwaltest, erfährst du unter Cómo facturar en Upwork, Deel y Stripe siendo autónomo en España.

Honorare des Gestors oder Steuerberaters

Die Honorare, die du deiner Gestoría oder deinem Steuerberater zahlst, sind zu 100% als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das umfasst:

• Vierteljährliche Einreichung des Modelo 130 und IVA (Modelo 303)
• Jährliche Einkommensteuererklärung (Modelo 100)
• Anmeldung als Autónomo, Zensusanmeldungen und Änderung des Tätigkeitsschlüssels
• Punktuelle Steuerplanungsberatungen

Voraussetzung: vollständige Rechnung auf deine Tätigkeit (mit deiner NIF), nicht auf deinen Privatnamen. Wenn du dir nicht sicher bist, wann es sich lohnt, einen Gestor zu beauftragen, lies ¿Necesito un gestor como autónomo? Guía honesta para decidir.

Nicht abzugsfähige Ausgaben

Es gibt Ausgaben, die zwar mit der Tätigkeit zusammenhängen könnten, aber nicht abzugsfähig sind oder wichtige Einschränkungen haben:

• Bußgelder und Sanktionen: niemals abzugsfähig.
• Spenden und Schenkungen: außer solchen, die zu einem Steuerabzug berechtigen.
• Spielverluste: nicht abzugsfähig.
• Vorsteuer (IVA): Das IVA, das du bereits im Modelo 303 absetzt, kann nicht zusätzlich als Ausgabe im IRPF abgesetzt werden.
• Private Ausgaben: normale Kleidung, nicht mit Dienstreisen zusammenhängende Mahlzeiten, Freizeitaktivitäten.

Auswirkungen auf Modelo 130 und die Renta

Abzugsfähige Ausgaben wirken sich in zwei Momenten aus:

1. Jedes Quartal: Bei der Berechnung der Vorauszahlung im Modelo 130 ziehst du die kumulierten Ausgaben von den kumulierten Einnahmen ab und wendest die 20% an.
2. In der jährlichen Renta: Der Modelo 100 berechnet den endgültigen IRPF auf das rendimiento neto des Jahres neu. Die vierteljährlichen Vorauszahlungen werden vom Ergebnis abgezogen.

Je mehr legitime Ausgaben du nachweisen kannst, desto niedriger ist deine Bemessungsgrundlage und desto weniger IRPF zahlst du. Aber denk daran: Jede Ausgabe muss belegt und mit der Tätigkeit verknüpft sein.

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Offizielle Quellen

• Agencia Tributaria - Actividades económicas en el IRPF
• AEAT - Manual Práctico de Renta
• Agencia Tributaria - Estimación directa simplificada
• Agencia Tributaria - Tabla de amortización simplificada